ZASADY PRZEPROWADZENIA POSTĘPOWANIA OFERTOWEGO
 zgodnie z INSTRUKCJĄ WYPEŁNIANIA WNIOSKU
 o przyznanie pomocy w ramach działania 413 „Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju” dla małych projektów, tj. operacji, które nie odpowiadają warunkom przyznania pomocy w ramach działań Osi 3, ale przyczyniają się do osiągnięcia celów tej Osi, objętego PROW 2007-2013 w wersji – 3z

Mając na uwadze konieczność zachowania zasad równego traktowania, uczciwej konkurencji i przejrzystości, Wnioskodawcy zobowiązani są do dostarczenia zapytań ofertowych i odpowiadających im ofert.
 

KIEDY BENEFICJENT JEST ZOBOWIĄZANY DO PRZEPROWADZENIA POSTĘPOWANIA OFERTOWEGO
 
Postępowanie ofertowe przeprowadzane jest w przypadku zadań*, które:
 
1) nie będą realizowane z zastosowaniem trybu udzielania zamówień określonego w ustawie Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz.U. z 2007 Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.), lub
2) którego planowany koszt w kwocie netto przekracza 3,5 tys. zł.
 
* Przez zadanie rozumie się dostawę lub usługę, będącą przedmiotem zakupu pochodzącego od jednego dostawcy lub wykonawcy, przy czym dostawa obejmować może zarówno jeden przedmiot jak i całą partię, a usługa może składać się z jednej usługi bądź kilku rodzajów usług.
 
Wnioskodawca jako załącznik do wniosku składa:
 
Zapytania ofertowe wysłane do co najmniej 3 dostawców wraz z potwierdzeniem ich wysłania (kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę)
3 odpowiadające im oferty na zakup lub wykonanie zadania (oryginał  lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem)
uzasadnienie (np. protokół z wyboru ofert), że koszty  kwalifikowalne w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji zostały określone na podstawie oferty najkorzystniejszej (oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem)
 
Kopie dokumentów należy potwierdzić za zgodność z oryginałem przez podmiot, który wydał dokument lub notariusz lub pracownika urzędu marszałkowskiego lub pracownika LGD.
 
KIEDY BENEFICJENT NIE JEST  ZOBOWIĄZANY DO PRZEPROWADZENIA POSTĘPOWANIA OFERTOWEGO

Obowiązek uzasadniania planowanych kosztów poprzez przedstawienie ofert na realizację przewidzianych operacją zadań nie dotyczy:
 
1.robót budowlanych, jeśli:
 
a)Wnioskodawca jest zobowiązany do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
b)Wnioskodawca załączył kosztorys sporządzony zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określania metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowychoraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym (Dz. U. Nr 130 poz. 1389)
c)planowany zakres robót dotyczy prostych prac remontowych, dla których ocena zasadności zakresu oraz racjonalności kosztów możliwa jest bez wiedzy specjalistycznej, jedynie na podstawie powszechnie dostępnych informacji
 
2. sytuacji, gdy w zakres operacji wchodzą zadania (dostawy lub usługi), których planowany koszt (netto) nie przekracza 3,5 tys. złotych
3. sytuacji, gdy w zakres operacji wchodzą zadania (dostawy lub usługi), dla których Wnioskodawca jest zobowiązany do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych
4. kosztów ogólnych
5. kosztów pracy i usług świadczonych nieodpłatnie

 Jednocześnie wymóg przedstawiania ofert na realizację objętych operacją zadań (dostaw lub usług) nie dotyczy przypadków, gdy:
 
a)cena danego zadania (dostawy lub usługi) nie przekracza wartości rynkowych (odpowiada średnim cenom towarów lub usług o podobnej jakości / zakresie w danym rejonie) lub
b)dotyczy zakupu dóbr lub usług, które występują powszechnie w obrocie (np. kiełbasy do bigosu – potrawy regionalnej przyrządzanej na kiermasz lokalnych potraw regionalnych).

 SPOSÓB DORĘCZANIA ZAPYTAŃ OFERTOWYCH
 
Dopuszcza się następujące formy wysyłania zapytań ofertowych:
 
1. faksem
2. listem poleconym
3. pocztą kurierską
4. drogą elektroniczną
5. bezpośrednie złożenie u oferenta
 
Dowodem przekazania zapytania jest odpowiednio:
 
1. dowód nadania faksu
2. listu poleconego,
3. przesyłki kurierskiej
4. wydruk e-maila
5. pokwitowanie odbioru zapytania przez dostawcę na kopii zapytania ofertowego
 
PRAWIDŁOWO SPORZĄDZONE POSTĘPOWANIE OFERTOWE
 
1. W zapytaniu należy kolejno wyszczególnić wszystkie przedmioty zamówienia wraz z podaniem szczegółowej specyfikacji technicznej planowanych do kupienia urządzeń lub maszyn.
2. Zapytanie ofertowe powinno zawierać możliwie pełną specyfikację przedmiotu zamówienia, zawierającą podstawowe parametry/cechy, takie jak:

• przeznaczenie i funkcje, jakie ma spełniać dostawa(maszyna/urządzenie, minimalna wydajność lub przedział wydajności, moc, pojemność, rodzaj zasilania (parowy, elektryczny, spalinowy, gazowy), producent lub marka dostawy (jeżeli jest przedmiotem zapytania), wymagany dodatkowy osprzęt, dodatkowe wyposażenie, ewentualnie gabaryty urządzenia
• warunki dostawy
• niestandardowe wykończenie,
• inne wymagania stawiane dostawie, itd.

KRYTERIA WYBORU OFERTY
 
1. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty nie mogą stanowić elementów nieuczciwej konkurencji (nie mogą dyskryminować potencjalnych ofert), np. poprzez podanie takich kryteriów jak:

• „dotychczasowa współpraca”
• „renoma w branży”
• „dotychczasowe doświadczenia Wnioskodawcy”
• „zaufanie, co do terminowości wykonania zadania i rzetelności dostawcy”, itp.

2.Suma przyporządkowanych do poszczególnych kryteriów wartości cząstkowych musi stanowić 100% (np. cena 60% + dostawa 20% + gwarancja 20% = 100%)
3.Sposób formułowania kryteriów nie powinien zatem jednoznacznie ograniczać kręgu potencjalnych dostawców do konkretnego wykonawcy/dostawcy. Powinien on uwzględniać zasady równego traktowania podmiotów i przejrzystości.
 
OFERTA

I. Złożona oferta powinna zawierać co najmniej:
 

• Nazwę i adres oferenta
• Opis nawiązujący do parametrów wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym
• Wartość oferty netto oraz brutto (koszty realizacji zadania w ramach operacji, dla których wymagane jest przeprowadzenie postępowania ofertowego, odnosimy do kwoty netto (bez VAT) oraz brutto (z VAT). Cena podana w ofercie nie może zawierać kosztów ubezpieczenia, cła i akcyzy.
• Termin ważności oferty
• Przedkładane oferty muszą odpowiadać treści zapytania ofertowego (tzn. na ofercie muszą znajdować się dane Wnioskodawcy (nazwa i adres) oraz ewentualne odniesienie do treści zapytania np. „W odpowiedzi za zapytanie ofertowe z dnia 14.03.2011r. firma alfa-beta-gamma składa ofertę dla Stowarzyszenia DELTA na wykonanie namiotu wystawowego”)
   

II. Ponadto wskazane jest, by oferta zawierała inne dodatkowe informacje, jeżeli są wymagane, np. warunki płatności i dostawy, możliwe do uzyskania upusty, warunki gwarancji, wymagania dotyczące konserwacji, przeglądów i serwisowania urządzenia, dodatkowe funkcje dostawy, maksymalny czas realizacji, kosztorys ofertowy itd.

III. Oferta musi być opatrzona:

• pieczątką firmową i podpisem oferenta oraz
• zawierać datę sporządzenia i termin obowiązywania

 
IV. Dołączana do wniosku oferta powinna być ważna na dzień złożenia wniosku - oznacza to, że data złożenia wniosku musi zawierać się w terminie ważności oferty.
 
Odpowiadając na zapytanie wykonawca zamieszcza w ofercie wszystkie dane wymagane w zapytaniu. Między innymi znajduje się tam wymóg, aby Wnioskodawca określił w ramach czasowych ważność składanej w odpowiedzi oferty. Jeżeli zatem wykonawca określi ważność datami (w terminie od … do) lub słownie (x miesięcy), Wnioskodawca musi złożyć wniosek o przyznanie pomocy w terminie, który zamyka się w ramach czasowych określonych przez wykonawcę.

 V. W przypadku uzyskania ofert w walutach innych niż złote do przeliczania kursu należy przyjąć kurs sprzedaży NBP z dnia wystawienia oferty. W przypadku, gdy Narodowy Bank  Polski nie publikuje dla danej waluty kursów sprzedaży, do dokonywania przeliczeń należy zastosować kursy średnie NBP z dnia wystawienia oferty.
 
VI. W przypadku, gdy jednostki samorządu terytorialnego oraz pozostałe podmioty zobowiązane do stosowania trybów przewidzianych przez ustawę Prawo zamówień publicznych przeprowadzają zamówienie, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 14 000 euro, nie są zobowiązane do stosowania postępowania ofertowego, jeżeli posiada własne wewnętrzne regulacje dotyczące wyłaniania wykonawcy/dostawcy/usługodawcy na zadania o wartości poniżej 14.000 euro. W takim przypadku przedkłada odpowiednie dokumenty potwierdzające zastosowanie tych regulacji (np. regulamin i złożone oferty, w tym wybraną).
 
Uwaga:
Wnioskodawca, który w trakcie realizacji operacji zmieni oferenta tj. wykonawcę/dostawcę/usługodawcę, zobowiązany jest do przedłożenia wraz z wnioskiem o płatność pisemnego uzasadnienia konieczności dokonania zmiany.
 

Uzasadnieniem ponoszenia pozostałych kosztów kwalifikowalnych zawartych w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, których wartość nie przekracza 3,5 tyś zł można określić na podstawie:
1.Analizy cen rynkowych (np. notatka z rozmów telefonicznych)
2.Internetowej analizy rynku w zakresie planowanego do realizacji zadania (notatka z analizy z wydrukiem z Internetu)